Warum passt die Marge in meiner Warenwirtschaft nicht zur BWA?
Die Warenwirtschaft zeigt eine solide Marge. Die BWA vom Steuerberater sieht deutlich schlechter aus. Im Folgemonat ist es genau umgekehrt – obwohl sich an Einkaufs- und Verkaufspreisen nichts geändert hat.
Meistens liegt das nicht an einem Fehler in einer der beiden Auswertungen. Es fehlt eine Buchung: die Bestandsveränderung.
Die Warenwirtschaft bewertet das, was verkauft wurde. Jeder Artikel geht mit seinem Einstandspreis in die Kalkulation. Die BWA rechnet dagegen häufig mit dem, was eingekauft und gebucht wurde. Solange Einkauf und Verkauf in etwa im Gleichgewicht sind, fällt das kaum auf. Sobald aber Lager aufgebaut oder abgebaut wird, laufen die Zahlen auseinander.
Ware, die eingekauft, aber noch nicht verkauft wurde, liegt im Lager. Sie ist Vermögen, kein Aufwand. Ohne Bestandskorrektur landet sie in der BWA trotzdem vollständig als Wareneinsatz.
Vereinfacht gilt:
Wareneinsatz = Anfangsbestand + Wareneinkauf − Endbestand
Ein einfaches Beispiel
Ein Händler verkauft in zwei aufeinanderfolgenden Monaten jeweils Ware für 10.000 Euro netto. Die verkaufte Ware hat ihn jeweils 6.000 Euro gekostet. Die tatsächliche Marge liegt in beiden Monaten bei 4.000 Euro oder 40 Prozent.
Im ersten Monat bereitet er das Saisongeschäft vor und kauft für 9.000 Euro ein. Das Lager wächst um 3.000 Euro. Im zweiten Monat verkauft er aus dem Lager und kauft nur noch für 3.000 Euro nach. Das Lager sinkt wieder um 3.000 Euro.
| Monat 1 | Monat 2 | |
|---|---|---|
| Umsatz | 10.000 € | 10.000 € |
| Wareneinsatz laut Warenwirtschaft | 6.000 € | 6.000 € |
| Rohertrag Warenwirtschaft | 4.000 € (40 %) | 4.000 € (40 %) |
| Wareneinkauf laut BWA | 9.000 € | 3.000 € |
| Rohertrag BWA ohne Bestandskorrektur | 1.000 € (10 %) | 7.000 € (70 %) |
Das Geschäft ist in beiden Monaten gleich gelaufen. Die BWA zeigt trotzdem zuerst einen Einbruch und dann eine Rekordmarge. Die Differenz von jeweils 3.000 Euro ist genau die nicht gebuchte Bestandsveränderung.
Was falsche Margen auslösen
Eine verzerrte BWA ist kein reines Buchhaltungsthema. Sie wird zur Grundlage von Entscheidungen, die wirken, auch wenn sich die Zahlen später wieder ausgleichen.
Wird Lager aufgebaut, sieht die Marge zu schlecht aus. Im Beispiel zeigt die BWA in Monat 1 nur 10 Prozent Rohertrag. Naheliegende Reaktionen sind Preiserhöhungen, die Kunden zur Konkurrenz treiben, obwohl die Kalkulation in Ordnung war. Oder man sortiert Artikel und Lieferanten aus, die tatsächlich gut verdienen. Häufig wird auch der Einkauf gebremst – gerade dann, wenn er für das Saisongeschäft nötig wäre. Die Folge sind Lieferengpässe und verlorene Umsätze genau dann, wenn die Nachfrage da ist. Dazu kommen Sparmaßnahmen bei Personal oder Marketing, die sich im Nachhinein als unnötig herausstellen.
Wird Lager abgebaut, sieht die Marge zu gut aus. In Monat 2 zeigt die BWA 70 Prozent. Das verleitet zu Rabattaktionen und Preisnachlässen, für die in Wahrheit kein Spielraum besteht. Erfolgsabhängige Prämien oder Provisionen werden auf ein Ergebnis gezahlt, das es so nicht gibt. Entnahmen, Ausschüttungen oder Investitionen werden auf Basis eines Gewinns geplant, der beim nächsten Lageraufbau wieder verschwindet. Verstärkt wird der Effekt dadurch, dass Lagerabbau gleichzeitig Liquidität freisetzt. Volle Kasse und hohe Marge bestätigen sich scheinbar gegenseitig.
Viele Banken lassen sich die BWA regelmäßig vorlegen. Eine Phase mit schwacher Marge kann Rückfragen, schlechtere Konditionen oder Diskussionen über Kreditauflagen auslösen, obwohl das Geschäft stabil läuft. Wer sich in einer guten Phase auf die BWA beruft, muss später erklären, warum das Ergebnis nicht gehalten hat.
Spätestens mit der Inventur zum Jahresabschluss wird die Bestandsveränderung gebucht. Liegt der Lagerwert dann deutlich unter dem Vorjahr, korrigiert sich das Jahresergebnis auf einen Schlag nach unten. Die Monate, in denen man sich auf gute Zahlen verlassen hat, lassen sich nicht mehr zurückholen. Umgekehrt war ein Teil der vermeintlich schwachen Monate in Wirklichkeit gar nicht schwach.
Man reagiert also auf Schwankungen im Einkaufsrhythmus, als wären es Veränderungen in der Profitabilität. Und weil sich beide Richtungen abwechseln, korrigiert man oft eine Fehlentscheidung mit der nächsten.
Warum die BWA so gebucht wird
DATEV kann mehr. Neben der Ermittlung über den Wareneinkauf sind auch eine monatliche Umbuchung auf Warenverbrauch oder eine prozentuale Ermittlung möglich. In der Praxis scheitert das meist an etwas anderem: Die Finanzbuchhaltung macht in vielen mittelständischen Betrieben der Steuerberater. Er sieht die Eingangsrechnungen, aber nicht das Lager. Die Bestandswerte aus der Warenwirtschaft liegen ihm meist nicht monatlich vor. Für die meisten Verfahren fehlen ihm damit schlicht die Informationen. Deshalb wird auf Basis der Eingangsrechnungen gebucht und nicht auf Basis des Verbrauchs. Die Bestandsveränderung kommt dann erst mit der Inventur zum Jahresabschluss in die Zahlen.
Für die Steuererklärung reicht das. Für die monatliche Steuerung nicht.
So werden die Zahlen vergleichbar
Die Lösung ist meist weniger aufwendig als gedacht: Die Warenwirtschaft liefert zum Monatsende den Lagerwert, der Steuerberater bucht die Veränderung gegenüber dem Vormonat. Dafür braucht es eine feste Übergabe zum Stichtag und eine klare Absprache, wie die Buchung in der BWA berücksichtigt wird, damit sie nicht doppelt oder gar nicht wirkt.
Dahinter liegen weitere Fragen, etwa mit welchem Wert der Lagerbestand angesetzt wird oder welche Marge beim nächsten Einkauf zu aktuellen Preisen noch übrig bleibt. Der erste und wirksamste Schritt ist aber fast immer derselbe: die Bestandsveränderung monatlich buchen.
Wenn Ihre Warenwirtschaft und Ihre BWA unterschiedliche Margen zeigen, unterstütze ich Sie dabei, die Abweichung zu erklären und eine monatliche Abstimmung aufzusetzen, auf die Sie Ihre Preis- und Einkaufsentscheidungen stützen können.
Quelle:
DATEV: Buchführung mit DATEV Mittelstand, Abschnitt „Betriebswirtschaftliche Auswertung“: Ermittlungsarten Wareneinkauf, Warenverbrauch/Umbuchung und Prozent.
https://download.datev.de/dialogseminare/lec/93979c7085/BUL_77784_V2_0.pdf
Die Zahlen sind ein konstruiertes Rechenbeispiel, keine Unternehmensdaten.